CallingBird
AI Receptionist

Een AI-receptionist voor de balie van jouw praktijk of kantoor

Birdy neemt telefoontjes aan als eerste aanspreekpunt, verbindt bellers door naar de juiste medewerker en zet afspraken direct in de agenda, ook wanneer de balie het druk heeft.
Start je gratis proefperiodeBekijk hoe het werkt
AI-receptionist Birdy staat een beller van een praktijk te woord

Wat is een AI-receptionist?

Een AI-receptionist is een digitale balie die inkomende telefoontjes voor een praktijk of kantoor beantwoordt, bellers doorverbindt naar de juiste medewerker of afdeling en afspraken direct in de agenda verwerkt. Anders dan een los belscript of antwoordapparaat werkt een AI-receptionist als volwaardig eerste aanspreekpunt aan de balie: hij begrijpt waarmee een beller geholpen wil worden en handelt dat zelf af of stuurt door.

Praktijken en kantoren met een baliefunctie, zoals fysiotherapeuten, tandartsen, klinieken en advocatenkantoren, zetten een AI-receptionist in om de balie te ontlasten tijdens drukte, behandelingen en besprekingen. CallingBird is zo'n AI-receptionist: een Nederlandse AI-telefonist die 24/7 opneemt, vragen beantwoordt en afspraken direct in de agenda zet.

Een belscript leest een vaste tekst voor en een voicemail neemt alleen een boodschap op; een AI-receptionist voert een echt gesprek en handelt de vraag van de beller direct zelf af.

Lees alles over de AI-telefonist

Wat Birdy doet aan de balie van jouw praktijk of kantoor

Eerste aanspreekpunt voor elke oproep

Birdy neemt elk inkomend telefoontje op, ook als de balie al in gesprek is of er niemand aanwezig is. Bellers krijgen direct een menselijk klinkende stem die vraagt waarmee ze geholpen willen worden, in plaats van een voicemail of bezettoon.

Afspraken maken, verzetten en annuleren

Birdy plant nieuwe afspraken in, verzet bestaande afspraken en verwerkt annuleringen direct in het agendasysteem van de praktijk of het kantoor. De balie hoeft mutaties niet meer achteraf handmatig over te typen.

Doorverbinden naar de juiste medewerker of afdeling

Vraagt een beller naar een specifieke behandelaar, advocaat of afdeling, dan verbindt Birdy door naar de juiste persoon. Zo komt elke vraag meteen op de juiste plek terecht, zonder dat de beller van de ene naar de andere lijn wordt geschakeld.

Praktische vragen direct beantwoorden

Birdy is getraind op de eigen bedrijfsinformatie van de praktijk of het kantoor en beantwoordt daarmee vragen over openingstijden, locatie of hoe een afspraak voor te bereiden. Bellers hoeven daarvoor niet te wachten tot de balie tijd heeft.

Balie ontlasten op piekmomenten

Op momenten dat de telefoon blijft rinkelen, bij binnenkomst van patiënten, tijdens een spreekuur of aan het einde van de dag, vangt Birdy de drukte op en staat zo nodig meerdere bellers tegelijk te woord. De balie kan zich richten op wie er fysiek voor staat, terwijl bellers gewoon geholpen worden.

Bereikbaar tijdens behandelingen en besprekingen

Ook wanneer iedereen bezet is met een behandeling, consult of bespreking, blijft de praktijk of het kantoor telefonisch bereikbaar. Birdy neemt 24/7 op, dus ook buiten kantooruren blijft geen telefoontje onbeantwoord.

Zo klinkt een gesprek met Birdy

Een patiënt van een fysiotherapiepraktijk belt om een afspraak te verzetten, terwijl de baliemedewerker net een andere beller aan de lijn heeft.
Birdy
Goedemiddag, u spreekt met Birdy, de assistent van de fysiopraktijk. Waarmee kan ik u helpen?
Beller
Hoi, ik heb morgenmiddag om 14:00 uur een afspraak voor fysiotherapie, maar dat komt helaas niet uit. Kan die verzet worden?
Birdy
Natuurlijk, dat regel ik voor u. Mag ik uw naam, zodat ik de juiste afspraak kan vinden?
Beller
Ja, Marieke Jansen.
Birdy
Dank u wel, mevrouw Jansen. Ik zie uw afspraak van morgen 14:00 uur staan. Wanneer komt het u beter uit?
Beller
Donderdag rond dezelfde tijd zou perfect zijn.
Birdy
Donderdag 14:00 uur is beschikbaar. Zal ik de afspraak daarnaar verzetten?
Beller
Ja, graag.
Birdy
Uw afspraak van morgen is verzet naar donderdag 14:00 uur en staat in de agenda. U ontvangt zo een bevestiging. Fijn dat u belde, tot donderdag!
Beller
Top, dank je wel. Doei!

Altijd bereikbaar, ook als de balie het druk heeft

Birdy neemt dag en nacht op, ook buiten openingstijden, tijdens de lunch en op momenten dat er niemand aan de balie staat. Op piekmomenten, vlak voor het spreekuur, tijdens de ochtenddrukte of aan het einde van de dag, staat Birdy zo nodig meerdere bellers tegelijk te woord, zonder dat iemand in de wacht komt te staan. Zo blijft de praktijk of het kantoor altijd bereikbaar, ook wanneer de balie het op dat moment even niet aankan.

Drukke balie terwijl de AI-receptionist telefoontjes opvangt

Koppelt met de agenda en systemen die je al gebruikt

Birdy koppelt rechtstreeks met Google Calendar, zodat nieuwe, gewijzigde en geannuleerde afspraken meteen op de juiste plek in de agenda staan. Werkt jouw praktijk of kantoor ook met een webshop, dan sluit Birdy daarnaast aan op WooCommerce en Shopify.

Alle integratiesZo werkt het technisch

In 3 stappen live

  1. 01

    Bedrijfsgegevens aanleveren of via AI ophalen

    Je levert de basisinformatie van je praktijk of kantoor aan, of laat deze automatisch ophalen via AI. Denk aan openingstijden, locatie en de belangrijkste vragen die aan de balie binnenkomen.
  2. 02

    Gewenste instellingen aanzetten

    Je bepaalt hoe Birdy telefoontjes afhandelt: welke afspraken hij zelf mag inplannen, wanneer hij doorverbindt en welke informatie hij mag delen.
  3. 03

    Assistent live zetten

    Zodra alles is ingesteld, zet je Birdy live. Vanaf dat moment neemt hij telefoontjes aan de balie van jouw praktijk of kantoor in ontvangst.

Praktijken en kantoren die je voorgingen

Verschillende fysiotherapiepraktijken gingen je al voor met Birdy aan de balie, waaronder Fysiopraktijk van Delden. Hun ervaringen, en die van praktijken en kantoren in andere sectoren, lees je terug in de klantcases en op de branchepagina's per sector.

Lees de klantcasesBekijk de branches

Wat een AI-receptionist kost

Een AI-receptionist van CallingBird kost €0,35 per minuut (excl. btw) met een maandminimum van €20 — zonder verborgen toeslagen. Heeft jouw praktijk of kantoor meerdere vestigingen, dan stellen we een custom oplossing samen die aansluit op hoe locaties, agenda's en medewerkers bij jou zijn georganiseerd.

Bekijk de tarieven

Veelgestelde vragen over de AI-receptionist

Kan een AI-receptionist afspraken direct in ons agendasysteem zetten?

Ja. Birdy verwerkt nieuwe, gewijzigde en geannuleerde afspraken direct in het agendasysteem van je praktijk of kantoor, bijvoorbeeld Google Calendar. Zo hoeft niemand een wijziging achteraf nog handmatig over te typen en klopt de planning meteen.

Kan de AI-receptionist doorverbinden naar de juiste medewerker?

Ja. Wil een beller een medewerker spreken, of komt Birdy er zelf niet uit, dan verbindt hij het gesprek door. Is er op dat moment niemand beschikbaar, dan legt Birdy een terugbelverzoek vast, zodat de beller alsnog persoonlijk wordt teruggebeld.

Werkt een AI-receptionist ook voor meerdere locaties of vestigingen?

Voor praktijken en kantoren met meerdere vestigingen biedt CallingBird een custom oplossing, afgestemd op hoe locaties, agenda's en medewerkers onderling zijn georganiseerd. Neem contact op om te bespreken wat dit voor jouw organisatie betekent.

Hoe gaat een AI-receptionist om met patiëntgegevens en de AVG?

CallingBird is een Nederlandse partij met een sterke focus op dataveiligheid. Er wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten en gespreksgegevens worden maximaal 30 dagen bewaard, belangrijke bouwstenen voor de zorgvuldigheid die de AVG vraagt, juist bij patiëntgegevens.

Wat merkt de beller ervan tijdens drukte aan de balie?

Niets van de wachttijd: Birdy neemt op zodra de telefoon gaat, ook als de balie net een andere beller of bezoeker helpt. De beller krijgt gewoon antwoord of maakt een afspraak, zonder in de wacht te staan of later terug te moeten bellen.

Voor welke praktijken en kantoren is dit geschikt?

Voor elke organisatie met een baliefunctie waar telefonisch afspraken en vragen binnenkomen, zoals fysiotherapiepraktijken, tandartsen, klinieken en advocatenkantoren. Bekijk voorbeelden per sector op onze branchepagina's.

Zocht je een andere oplossing?

AI-telefonist

Zocht je eigenlijk een AI-telefonist voor al je inkomende gesprekken, niet alleen de balie?

AI-secretaresse

Zoek je vooral hulp bij administratieve taken en planning op de achtergrond?

AI-klantenservice

Draait het bij jou vooral om klantvragen en support, niet om een fysieke balie?

Virtuele receptionist

Noem je het liever een virtuele receptionist?

Ontlast de balie van jouw praktijk of kantoor

Birdy neemt telefoontjes 24/7 aan, verbindt door naar de juiste medewerker en zet afspraken direct in de agenda, zodat de balie zich kan richten op wie er voor de deur staat.

Start je gratis proefperiode